📅 Son güncelleme: 04.03.2026
Ofis taşıma, bir şirketin en stresli süreçlerinden biridir. İş sürekliliğini korumak, müşteri hizmetini aksatmamak ve aynı zamanda yüzlerce, hatta binlerce parça ofis eşyasını, elektronik ekipmanı, arşiv dosyalarını güvenle taşımak ve gerektiğinde depolamak büyük bir lojistik operasyondur. İstanbul’da ofisini taşıyan, küçülten veya geçici olarak depolama ihtiyacı duyan kurumlar için bu kapsamlı rehberi hazırladık.
İçindekiler
Ofis Eşyası Neden Depolanır?
Ofis depolama ihtiyacı birçok farklı senaryodan doğabilir. İstanbul’un dinamik iş dünyasında bu senaryolar oldukça yaygındır:
Ofis Taşınması
Yeni ofisiniz henüz hazır değilken veya tadilattayken, mevcut ofis eşyalarınızı geçici olarak depolamanız gerekebilir. Özellikle kiralık ofislerde tahliye ve yeni ofise geçiş tarihleri her zaman örtüşmez — arada 1-4 haftalık boşluk yaşanabilir.
Küçülme veya Konsolidasyon
Ekonomik koşullar veya hibrit çalışma modeline geçiş nedeniyle ofis alanını küçülten şirketler, fazla mobilya ve ekipmanı depolamayı tercih eder. Bu eşyalar gelecekte ihtiyaç duyulabileceği için satmak yerine depolamak daha mantıklıdır.
Mevsimlik veya Proje Bazlı İhtiyaç
Fuar standları, tanıtım malzemeleri, mevsimlik ürün stokları veya proje bazlı ekipmanlar yıl boyunca ofiste yer kaplamak yerine depolanabilir.
Arşiv Zorunluluğu
Türk Ticaret Kanunu ve vergi mevzuatı gereği bazı belgelerin 5 ila 10 yıl arasında saklanması zorunludur. Dijitalleşemeyen veya fiziksel kopyası saklanması gereken arşivler için güvenli depolama şarttır.
Kentsel Dönüşüm ve Bina Tadilatı
Ofis binasının kentsel dönüşüm kapsamına girmesi veya kapsamlı tadilat geçirmesi durumunda tüm ofis eşyalarının depolanması gerekir.
Neleri Depolamalısınız?
Ofis Mobilyaları
Çalışma masaları, sandalyeler, toplantı masası, dolap ve raflar, bekleme koltuğu, resepsiyon bankosu. Bu eşyalar ofis düzeninizin temelini oluşturur ve yenisini almak ciddi maliyet getirir.
Teknoloji ve Ekipman
Bilgisayarlar, monitörler, yazıcılar, tarayıcılar, projeksiyon cihazı, sunucu ekipmanı, telefon santrali. Elektronik ekipman hassastır ve özel depolama koşulları gerektirir.
Arşiv ve Belgeler
Muhasebe dosyaları, sözleşmeler, personel kayıtları, müşteri dosyaları. Yasal zorunluluklar nedeniyle bu belgelerin güvenli ve düzenli saklanması kritiktir.
Tanıtım ve Pazarlama Malzemeleri
Fuar standları, roll-up banner, broşürler, kurumsal hediyeler, sezonluk tanıtım ürünleri.
Özel Ekipman
Sektöre özel üretim ekipmanları, laboratuvar cihazları, medikal ekipman, profesyonel fotoğraf/video ekipmanı.
Kurumsal Taşınma Planı: Adım Adım
8 Hafta Önce: Planlama ve Hazırlık
Taşınma komitesi oluşturun. Depolama firmasıyla görüşün ve teklif alın. Envanter çıkarın — neyin taşınacağını, neyin depolanacağını, neyin elden çıkarılacağını belirleyin. IT altyapı planını yapın.
4 Hafta Önce: İletişim ve Organizasyon
Çalışanlara taşınma planını duyurun. Müşterilere ve tedarikçilere bildirim gönderin. Her departmanın sorumlusunu belirleyin. Yeni ofis altyapısını kontrol edin (internet, elektrik, klima).
2 Hafta Önce: Paketleme Başlasın
Arşiv ve nadir kullanılan eşyaları paketlemeye başlayın. IT ekipmanının yedeklerini alın. Kritik belgelerin dijital kopyalarını oluşturun. Depolanacak eşyaları ayırın ve etiketleyin.
1 Hafta Önce: Son Hazırlıklar
Günlük kullanılan eşyaları paketleyin. Sunucu ve ağ ekipmanı için IT kesinti planını onaylayın. Yeni ofiste teslim koordinasyonunu netleştirin.
Taşınma Günü: Uygulama
Her departman kendi alanını kontrol eder. Profesyonel nakliyat ekibi yükleme yapar. Depolanacak eşyalar depoya, taşınacaklar yeni ofise gider. Teslim tutanakları imzalanır.
Taşınma Sonrası: Yerleşim
Yeni ofiste yerleşim planına göre eşyalar yerleştirilir. IT altyapısı kurulur ve test edilir. Depolama envanteri arşivlenir.
Arşiv Depolama: Yasal Zorunluluklar
Türk mevzuatı gereği bazı belgelerin belirli sürelerle fiziksel olarak saklanması zorunludur:
| Belge Türü | Saklama Süresi | İlgili Mevzuat |
|---|---|---|
| Ticari defterler ve belgeler | 10 yıl | Türk Ticaret Kanunu md. 82 |
| Vergi beyannameleri ve faturaları | 5 yıl | Vergi Usul Kanunu md. 253 |
| İş sözleşmeleri ve personel kayıtları | 10 yıl (işten ayrılma sonrası) | İş Kanunu |
| SGK bildirgeleri | 10 yıl | SGK Kanunu |
| Muhasebe fişleri ve yevmiye kayıtları | 10 yıl | TTK + VUK |
İş Sürekliliği: Taşınma Sırasında Çalışmaya Devam
Ofis taşınmasında en büyük endişe iş sürekliliğidir. Müşteriler hizmet beklemeye devam eder, projeler duramaz, satışlar aksayamaz. İşte iş sürekliliğini korumanın yolları:
Aşamalı Taşınma
Tüm ofisi tek seferde taşımak yerine departman departman taşının. Önce arşiv ve nadir kullanılan eşyalar, sonra destek birimler, en son kritik operasyonlar taşınır.
Hafta Sonu Taşınması
Mümkünse taşınmayı hafta sonuna planlayın. Pazartesi sabahı yeni ofiste çalışmaya başlanır. IT altyapısı Cumartesi kurulur, Pazar test edilir.
Uzaktan Çalışma Planı
Taşınma gününde ve sonraki 1-2 günde çalışanların uzaktan çalışmasını planlayın. Bu, hem taşınma ekibinin rahat çalışmasını sağlar hem de iş sürekliliğini korur.
Müşteri İletişimi
Taşınmadan en az 2 hafta önce müşterilerinize bildirim gönderin. Yeni adres, geçici iletişim bilgileri ve olası gecikmeleri açıklayın. Profesyonel bir geçiş, müşteri güvenini artırır.
Ofis Depolama Maliyetleri
1-5 kişilik ofis eşyası
5-15 kişilik ofis eşyası
15+ kişilik ofis eşyası
Maliyet karşılaştırması: Fazla ofis mobilyalarını depolamak, boşta duran ofis alanı için kira ödemeye göre çok daha ekonomiktir. İstanbul’da 20m² ofis alanının aylık kirası 8.000-15.000 TL iken, aynı alandaki eşyaları depolamak 5.000-8.000 TL civarıdır.
Depolama Seçenekleri Karşılaştırması
| Seçenek | Avantaj | Dezavantaj | Uygun Durum |
|---|---|---|---|
| Kilitli oda depolama | Güvenli, erişilebilir, sigortalı | Aylık maliyet | Her türlü ofis eşyası |
| Self-storage | 7/24 erişim | Pahalı, küçük alanlar | Küçük miktarda eşya |
| Açık alan depo | Ucuz | Güvenlik riski, nem sorunu | Dayanıklı malzemeler |
| Ofiste tutma | Maliyet yok | Alan israfı, karmaşa | Çok az eşya |
Evidepo Kurumsal Çözümler
Kurumsal Müşteriler İçin Özel Avantajlar
🏢 Kurumsal sözleşme: Şirketinize özel esnek sözleşme koşulları
📦 Büyük alan seçenekleri: 5m²’den 50m²’ye kadar farklı oda boyutları
📋 Detaylı envanter: Her eşyanın fotoğraflı, numaralı kaydı
🚚 Profesyonel nakliyat: Sanat Evden Eve Nakliyat deneyimiyle ofis taşımacılığı
🔧 Söküm-montaj: Ofis mobilyalarının profesyonel sökümü ve yeni ofiste kurulumu
📂 Arşiv depolama: İklim kontrollü, yangın korumalı arşiv alanları
🛡️ Allianz kurumsal sigorta: Yüksek teminatlı kurumsal paket
💰 Kurumsal indirim: Uzun süreli ve büyük hacimli depolamalarda özel fiyatlar
🧾 Faturalı hizmet: KDV dahil kurumsal fatura